今回は、ペーパーレス化を導入するにあっての必要な機材やシステムをご紹介します。

操作性や携帯性に優れた電子デバイス

ペーパーレス化の導入の際に立ちはだかる大きな課題は「紙から電子への移行に慣れない」というものです。この課題をクリアするには、操作性や携帯性に優れた電子デバイスの提供が必須です。

例えば、外出の多い営業職や保守サービス担当者には高解像度のディスプレイを備えたモバイルPCやタブレット。工場の製造ラインや倉庫での作業向けにはスマートフォンや小型のタブレットというように、業務に合わせて提供するデバイスを切り替える必要があります。

紙1枚と比較すると当然重量もあり、かえって複雑に感じるかもしれませんが、複数の冊子や膨大な資料、マニュアルを携帯する人にとっては、電子化された資料の方がはるかに利便性が高いです。

文書をデータ化し管理する文書管理システム

紙の書類のデータ化を進めていくと、データの量は一気に増加します。こうしたデータがどこへどのように保存されているかが把握できないと、肝心な時に必要な書類が参照できず、業務に支障をきたしてしまいます。

文書管理システムは、文書の自動分類や一括管理を可能にするものです。これにより検索性を高めるとともに、アクセス権限設定とそれに基づいた管理によって、セキュアな環境でデータを保管することができます。実際の現場での扱いやすさが重要なため、導入に際しては現場の声に耳を傾ける必要があるでしょう。

名刺、資料、ファイルなどのデータを保管するオンラインストレージ

社外から社内と同様に書類やデータへアクセスできるようにしたいとき、便利なのがオンラインストレージです。オンラインのサーバーへ名刺、書類、資料などを電子化して置いておけば、いつでも好きなときに確認することができます。

簡単・快適に使えるWEB会議システム

メンバーがどこからでも会議に参加できるようにするのがWeb会議システムです。これにモバイルPCやタブレット、大型モニター、オンラインストレージなどを組み合わせることで、会議の完全なペーパーレス化の実現も可能になります。

会議に必要な資料はあらかじめメンバーにデータで配布しておき、参加者はモバイルPCやタブレットで閲覧します。参加者の画面へ大型モニターの画面を同期させることもできるので、まるで全員が同じ部屋にいるかのようなに会議を進めることができます。

まとめ

今回はペーパーレス化を導入にするにあたって、導入に役立つツールを紹介致しました。