【必読】ペーパーレスでスマート化のメリット5選 - DXファーストステップ

【必読】ペーパーレスでスマート化のメリット5選

2021.09.16

電子帳票

今がペーパーレス化に取り組むチャンス

業種によってその業務内容は様々であり、一概に働き方を改善と言われてもなかなか手をつけられないのが現状かと思われます。そんな中で、どんな業種にも共通しているのが「紙」ではないでしょうか

 2005年4月に「e-文書法」が施行されるまで、法令によりあらゆる文書はすべて紙での保存が義務付けられていました。文書が紙として保存できていれば、手に取って確認できる安心感を得られます。一方で、契約書類や帳票、会議資料や議事録など社内外に関わらず、日々発生する大量の文書を保存するためにオフィスのスペースが占有されてしまったり、必要な書類を探すのに時間がかかってしまったり、チェック・押印のために上長が自席から離れられない等、多くのデメリットがあります。働き方改革が提唱するスマートワークとは程遠い状況といえます。

 2005年時点ではスキャンした書類の保存条件が厳しく、紙媒体の文書保存から脱却できない企業がほとんどでした。しかし、2015年・2016年に電子帳簿保存法の規制緩和が進められたことで、現在はペーパーレス化しやすい環境となりました。

ペーパーレス化5つのメリット

それではペーパーレスを実現しるにあたってのメリットを紹介します。

文書保存スペースが不要に

日々大量に発生する文書全てを保存するために、社内の一部スペースを利用したり、外部に倉庫を借りたりしている企業が多数かと思われます。

 ペーパーレス化が進み、それらを電子文書として残すことで問題なくなった場合。社内の文書保存用のキャビネットが不要となり、ワークスペースが広くとることができます。外部の倉庫を借りている場合であれば、そのコストを削減することができます。

確認したい文書をすぐに見つけられる

「〇年〇月〇日の文書をすぐに確認しなければならない」といった状況、紙の文書だとファイルで整理していたとしても、見つけ出すまでに文書の保管場所へ立ち、該当ファイルを探し出し…かなり時間がかかってしまいます。

 電子文書であれば、検索機能を利用することで自席から動くことなく探し出し、確認作業に手間取ることもないのです。

デジタルに回覧・申請可能

文書を社内で共有したい場合、電子文書であれば外出先・遠隔地でも情報を共有することが可能です。申請処理も、データを印刷し、上長のところへ押印をもらいに伺い、申請書類を所定の保管場所へ持っていき…といった手間は不要。上長が社内にいなくても、電子文書であればシステム上で申請内容の確認や押印が可能となります。

情報セキュリティとBCP対策

紙の文書を社内もしくは、外部倉庫へ保管する場合、鍵があれば誰でもいくらでも手に取って閲覧することができます。一方、文書データであれば電子保存する際に文書ごとにパスワードをかけることができます。また、閲覧不要なアカウントに権限設定を行うことで、そもそも保管場所を見えなくすることができるシステムもあり、情報漏洩チェックが容易となります。

また、火災や地震などの災害による文書喪失を回避できるため、BCP対策をとることも可能です。

印刷コストを削減、環境貢献にも

文書を印刷する必要がなければ用紙やコピーのコストも削減できます。特に社内会議の資料などは、法令によって保存が定められていることも少なく、目に見えてペーパーレスの効果が期待できる部分と言えます。

コスト削減はもちろん、紙の消費が減ることで、原料である森林の伐採や紙運搬の燃料の削減に繋がります。廃棄する紙の量も減るため、廃棄物処理による環境汚染を抑えることにもなるのです。

まとめ

以上、ペーパーレス化を取り入れることによるメリットを5つ紹介致しました。