ペーパーレスを導入しよう

ペーパーレス化の導入によって書類を電子データにしたものの、新しいシステムに慣れるまでの扱いにくさが、ペーパーレス化に対してユーザーが忌避感を抱く原因となり、さらなる生産性の悪化を招いてしまう可能性があります。

今回はこのような課題をクリアし、ペーパーレス化を実現するためのアプローチを解説致します。

現状の課題とペーパーレス化の必要性を認識する

ペーパーレス化の取り組みは、業務そのものを変えることにもつながります。まずは社内で部門・個人ごとの紙の使用量、保管に必要なスペースやコストなどを数値として洗い出し、併せてデータ化のメリットとデメリットについてまとめるところから始めましょう。

ペーパーレス化は、単なるコスト削減に留まらず、業務を効率化して会社の競争力を強化するための手段です。それを改めて理解し、経営層がリードする取り組みとしていくことが成功の第一歩になります。

取り組むための体制づくりも必要

経営層の理解と共に重要な点が、ペーパーレス化に取り組むための体制です。前述のようにペーパーレス化は業務の変更を伴うため、社内でその意義と目的を共有し、理解する事が大切です。リーダーを決め、具体的な数値目標を設定し、スケジュールを決めてから取り組みをスタートさせましょう。

電子データ化する書類や順番を決める

すべての紙の書類をペーパーレス化しようとすると、多大なコストと労力が必要になるため、現実的ではありません。まずは社内を見渡して、業務への影響が少なく取り組みやすいところから始めましょう。慣れてきたところで請求書、納品書、見積書など業務に不可欠な書類のデータ化を進めていきます。

はじめは個人単位やグループ単位で試験的に導入し、その後全体へ展開するなど、ステップを踏んで導入するのもよいでしょう。

会議で使う資料を減らす

ペーパーレス化の対象にしやすいのが、日々行われる会議です。たとえば会議資料の印刷は、参加者分よりも多めに印刷しておくことが多いですが、参加者数を事前に確認をして必要な数だけ印刷するだけでも紙は減らすことができます。また、複数ページを1枚にまとめたり、両面印刷を使ったりするなど工夫が大切です。

さらに完全なペーパーレス会議を実現するとなれば、PCやタブレットなどの紙の代替デバイスやペーパーレス会議システムが必要になります。

まとめ

今回はペーパーレス化に取り組むにあたっての導入手順を解説致しました。