「紙」帳票のリスク

電子帳票を導入していない製造現場の問題点として、「帳票作成」「作成した帳票の送付もしくは配信」「管理・保管」の３つが挙げられます。まず「帳票作成」はメリットとしてメモなど書き込みができる、一覧性が高いものの、課題として帳票作成に時間がかかる、書き損じが発生しやすく紙が無駄になるケースがある、など必要不可欠でない課題が多い印象です。手書き入力でできる規模の企業であればそこまでの負担は生じないですが、会社の規模が大きくなれなるほど紙帳票では管理しきれないケースが増大します。

次に「送付もしくは配信」に関する問題について、紙の帳票では必ず郵送かFAXを利用して相手に送り届ける手順が必須です。郵送の場合は、印刷、封入、投函などの作業が必要になり、帳票の数が多くなれば多くなるほど負担が掛かり、人為的ミスが発生しやすくなります。最後に「管理・保管」に関する問題点について、紙帳票は、限られたオフィスの中で物理的に保管することになります。この保管スペースは、帳票が増えれば増えるほどスペースの確保と管理が困難になり、保管のための倉庫を用意する企業もあるそうです。

また、紙帳票であると日々枚数が増えていくので、膨大な帳票をファイリングして管理することも手間が掛かります。そしていざ閲覧したい帳票を探すにも手作業で探すことになるため、時間が掛かりそこに対するコストも増えます。そして紙媒体に閲覧者の権限を付けることも難しいため、セキュリティの面でも不安が大きいです。そして、どんな重要諜報でも紙であることには変わりないため、紛失や破損の際の対応が難しいという点も問題点の1つに値します。

電子化がもたらすメリット

電子帳票のメリットとしては前述にも挙げたように大幅なコストカットと業務効率のアップに加え、セキュリティ面においても紙媒体で保管することよりも管理を安全に行うことが出来ます。

ログインIDやパスワードを設定することで閲覧者が制限出来たり、外部からのアクセスも防ぐことが可能です。その上、記入したデータをデータベースに記録することでCSV出力やPDFなどに2次活用することができ、業務の幅も大きく広がります。