電子帳票で現場改革

取引先に発行する見積書や請求書など業務を運営する上で必要な帳票をデジタルデータにしたものを言います。

帳票を紙で管理していると、取引先が増える度に手書きで作成すると効率が悪く、コスト面に関しても印刷費用や紙代など様々な面で膨大なコストがかかってしまいます。そういった印刷費用や管理コストを抑えるために、帳票をデジタルデータのままやり取りできる帳票システムが注目されるようになってきました。

帳票を電子化することで、業務システムから連携されたデータで帳票が自動で作成され、それをメールやFAX、郵送などで送信し、その後電子データとして仕分・保管することができます。

そこで帳票ツールと言っても導入するにあたって困りごとはたくさんあるように思います。

• 種類と機能が多いため、一体どの製品が自社にとって最適なのか、
• どこからどこまで手を付けるべきかわからない、
• あるいは一般的にわかりにくい電子帳票システムをどのように選ぶべきか、

が悩まれている担当者がいますよね。

電子化がもたらすメリット

電子帳票のメリットとしては前述にも挙げたように大幅なコストカットと業務効率のアップに加え、セキュリティ面においても紙媒体で保管することよりも管理を安全に行うことが出来ます。

ログインIDやパスワードを設定することで閲覧者が制限出来たり、外部からのアクセスも防ぐことが可能です。その上、記入したデータをデータベースに記録することでCSV出力やPDFなどに2次活用することができ、業務の幅も大きく広がります。

この機会に現場改革へ取り組んでみては如何でしょうか。