【製造業必須】電子帳票導入のメリット - DXファーストステップ

【製造業必須】電子帳票導入のメリット

2021.08.24

データ管理

【帳票】

帳票とは、組織内のビジネスで発生する契約書や請求書、作業日報など業務上で作成されるすべての書類を指しています。

この帳票を電子データとして管理しているものが「電子帳票」です。今回は、電子帳票の基本と電子帳票システムの導入メリットについて紹介させて頂きます。

なぜ電子帳票での管理が必要なのか?

多くの企業にとって帳票類を紙で管理することの方が自然であり、それに習慣化ているという企業も多いのではないでしょうか。しかし、昨今のビジネス状況を踏まえると、電子帳票として管理する重要性が必要となっています。

1.増え続ける紙の帳票類を無くしてペーパーレスを実現する

極めて少ない取引数でビジネスを推進している企業ならば問題にはならないでしょうが、多くの企業は複数の顧客や取引先と契約を結び、それに比例して帳票類が増えていきます。過去の帳票類を廃棄することも簡単にはできないため、ほとんどの企業にとって帳票類は「増え続けるもの」だと言えるでしょう。そうした環境において「ペーパーレス」を実現することができれば、帳票類を効率良く管理することができますし、印刷コストや印紙代などをカットすることにもつながります。

2.環境問題に取り組んでいることを社会的にアピールできる

企業が環境問題に取り組むことは、今やすべての企業にとっての至上命題となっています。社会の一員として責任感を持って取り組む必要があることはもちろん、社会的信用を得るためには環境問題に取り組んでいることを積極的にアピールする必要があります。しかしならが、具体的にどういった環境問題に取り組めばよいのか?環境問題に投資する資金が無いなどの問題を抱えている企業も多いでしょう。そうした際に、「ペーパーレスを実施している」というだけで環境問題に取り組んでいることを社会的にアピールできます。

3.膨大に増え続ける紙の帳票を一元管理する

増え続ける紙の帳票を電子データとして管理することで、帳票類の一元管理が可能になります。一元管理を実施することで情報活用が促進し、かつ業務効率が大幅にアップします。

4.「e-文書法」によって法定帳票類の電子データ化が可能に

帳票類を電子データとして管理するニーズが増大したのは、2005年に施行された「e-文書法」がきっかけになっています。同法は、それまで紙で管理することを義務付けられていた帳票類の一部を、電子データとして管理することを容認したものです。「e-文書法」が施行されたことで、多くの企業が帳票類の電子データ化に取り組んでいます。

まとめ

今回は、紙帳票から電子帳票へ切り替えることで起こる様々なメリットについて説明しました。

是非今後の参考にして頂ければと思います。