日報は重要な仕事の一部。頭で分かっているつもりでも、義務となると面倒に感じる人もいると思います。
日報を有意義に継続するためには、日々の日報がなぜ大切なのかを理解する必要があります。日報を味方につけると何が出来るのかがわかると活用ができるようになります。

日報とは？

「作業日報」「業務日報」は昔から広く一般的に企業で運用されている紙媒体の帳票です。ですが、意味を理解していないと「やらされている感」が生まれてしまう業務でもあります。
漫然と作成された日報は不正確さを生み、活用できる日報とは程遠くなってしまうでしょう。
今回の記事では日報を活用するにあたっての注意事項を解説致します。

作業日報を書くにあたっての５つの問題点とは

日報を書くにあたり現状どのような注意事項が考えられるでしょうか。

ありがちな5つの注意点を紹介致します。

１：書くのに時間がかかる

日報のために1時間もかけていては時間のかけすぎですよね。
日報は目的ではなくて手段です。
各社員が日報にかける時間を最小限に、かつ活かせる日報にしたいものです。

２：惰性的になる

目的もなく毎日記載する日報であれば惰性的になって当然です。
ただ書くために書く、書かされている日報は無駄でしかありません。
作成に時間がかかればなおさら惰性的になるでしょう。

３：正確に記載されない

日報を書く目的の一つに、業務の改善ポイントを見つけることがあります。
例えば部品の加工時間はどこに一番時間がかかっているのか、部品別の不良率はどれくらいか、どこに人件費が割かれているのか。部品別の赤字率や納入先による利益提供率も把握できる情報が集められるのです。元になる情報が不正確であっては意味をなしません。

４：管理者がしっかり目を通していない

上司とのコミュニケーションツールになると前述いたしましたが、コミュニケーションが逆効果になる一つの例です。データだけでなく書き手を意識することで組織運営に活かせるでしょう。誰も見ない日報を書き続けるのは人件費の無駄でもあります。

５：活用されているが知られていない

日報から得られたデータが集約されて業務改善に活かす環境が整備されている。にもかかわらず、日報の作成者にも管理者にもそれが伝わっていない。この場合は現状に問題がないとしても、徐々に日報の継続性や正確性が失われていく可能性があります。なぜなら上に揚げた４つの問題点を引き起こす原因になるからです。

まとめ

今回は作業日報を有効活用するための注意点を５つ紹介致しました。

是非皆様の参考になればと思います。