帳票を「紙」管理から「電子」管理へ
2021.06.10
データ管理
クラウドでデータを管理するメリット
電子帳票への切り替えはお済ですか?
今まで紙に手書きで記入して管理していた紙帳票を
データとしてクラウドで管理することにより得られるメリットを紹介します。
まず、紙資源や人件費に関するコストの削減です。
電子帳票が標準になることで、
用紙の購入や印刷、管理、廃棄までのコストの削減につながります。
また、人力による入力作業やデータの仕分けが少なくなり、
入力に要する時間的コストも削減することが出来ます。
それに加え、物理的スペースの確保もメリットの1つと言えるでしょう。
次に電子的な管理によるセキュリティの確保が可能です。
データを電子化することによるアクセス権限などを付与することにより、
データの漏洩を防ぐことを可能にします。
最後にデータベース化で一元化することにより、
情報資産が新たな利益や価値を生む可能性が期待できます。
紙ベースのまま情報を保持するよりもデータを一元化することで活用の幅が広がり、
蓄積された情報資産が新たな利益や価値を生むでしょう。
電子帳票で業務効率もアップ
紙の帳票から電子帳票に切り替えることで業務の効率を上げるポイントを4つ挙げさせて頂きます。
まず、1つの帳票を多数のユーザーが同時に参照できます。
次にサーバーに帳票データを一元管理することで紙帳票でありがちな人為的ミス、
つまり破損や紛失、情報漏洩のリスクを削減することが可能です。
次にExcelなどに必要なデータを反映する際に1クリックで可能になり且つ、
データの転記ミスを防ぐことができるため2次活用も可能になります。
最後に検索機能を使用することで見たいページ、欲しいデータを即時に検索するこが可能になり、
業務効率がアップします。
この業務効率のアップにより、人件費など新たなコストカット方法に踏み込んでみてはいかがでしょうか。
まとめ
上記で挙げさせていただいた電子帳票に切り替えることで生まれるメリット、業務効率の向上などを紹介させて頂きました。
現在お使いの帳票を紙から電子に切り替えるだけで、現場の変革が期待できます。
まだ紙帳票でデータを管理している方はこの機会に電子帳票へ切り替えてみては如何でしょうか。