作業日報を電子化するメリットとおすすめツール2選 - DXファーストステップ

作業日報を電子化するメリットとおすすめツール2選

2021.04.16

データ管理

製造業に関わる上では欠かせない業務である作業日報。しかし、記入そのものに手間がかかってしまい、効率よく仕事を進められない原因になることもあります。もしスムーズに作業日報を作成したいのであれば、従来の紙で書くスタイルから電子化されたツールを使って作成するスタイルに変更してみるのはどうでしょうか。

今回は作業日報を電子化するメリットと、おすすめの作業日報作成ツール2選を紹介します。

作業日報を作成する意味とは

製造現場において毎日行う作業日報の作成には、3つの意味が隠されています。製造業に携わったばかりの方にとっては面倒な作業と思うかもしれません。しかし、作業日報の作成を適当にしたり、無理に廃止したりした場合、全体の仕事が回らなくなる恐れがあります。

1.その日を振り返る

作業日報を作成することで、その日にどのくらい生産したのか、作業時間はどのくらいかかったのかといった成果を振り返ることができます。この成果をもとにして、明日の生産量や行う業務の優先度を決定し、スムーズに明日も仕事が進むようにします。

2.次回に気をつけたいことを伝える

作成した作業日報は上司や現場の責任者に渡して確認。その際、何かしら問題が見つかった場合に作業日報を通じて伝えられます。伝達を疎かにしてしまうと、対処できるはずのミスを見逃してしまい、仕事の進行状況に大きな影響を及ぼしてしまう恐れがあります。

3.作業の進行状況を把握する

上司や現場責任者が出張でいない場合、その日の進行状況を把握することができません。しかし、作業員が作業日報を作成することで、現場にいなくとも作業の進行状況を把握できます。

作業日報を電子化すべき理由

長年製造業に携わってきた方の中には、わざわざ作業日報を電子化させるよりも、従来の紙にまとめる方が分かりやすいと思うかもしれません。しかし、作業日報を電子化した際には従来のスタイルでは感じられないメリットがいくつもあります。

1.膨大な紙を使わずに済む

電子化を行うことで、これまで使っていた紙を使わずに済むため、費用削減につながります。従来は、作業日報を紙に書いて作成するため、膨大な紙が求められていました。また、作成した作業日報は万が一の時に確認できるように、一定期間保存されるため、事務所の場所を取ってしまうというデメリットもあります。しかし、電子化では全てデバイス上で解決するため、これまでのように大量の紙を使用する必要がありません。また、作成した作業日報は全てクラウドサーバー上に保存できるため、事務所の一角を作業日報が占拠することも無くなります。

2.記入の見間違いを防ぐ

デバイス上で作業日報を作成することにより、記入漏れや見間違いなどのミスを減らせます。手書きで作成した作業日報の場合、上司や現場責任者が読み間違えたり、記入漏れがあったりなど、ミスが出てしまう恐れがあります。ツールを使うと、記入ミスを指摘してくれるため、記入漏れや数値のミスを防止。また、わざわざ手書きでまとめることも無くなり、上司や現場責任者が読み間違える心配も以前よりも減らすことができます。

3.スムーズに記入できる

作業日報が作成できるツールでは、誰でも使いやすいようにシンプルなものとなっており、スムーズに記入できます。従来の方法では、紙で作成するだけではなく、パソコンで再度まとめる業務が追加されることもありました。電子化されたツールでは、記入したデータをExcelで出力できるため、わざわざ作成して再度まとめる業務をせずに済みます。

4.タブレット1台で解決する

ツールを使うことで、タブレットやスマートフォンだけで作業日報を作成できます。ペンや紙を使わず作業日報に記入できるため、手書きで作成するよりも手軽に作業時間や生産数を、作業日報にまとめることが可能です。また電子化を行うことで、ペンや紙を用意する必要が無くなり、現場へ行く際に持っていく荷物を減らせます。

作業日報を電子化できるツールとは

作業日報を電子化できるツールはいくつもありますが、ここではおすすめのツールを2つピックアップして紹介します。気になるツールがある際や、資料請求してみたり、展示会で話を聞いてみたりしてみましょう。

1.カカナイ

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オーダーメイド型システム「カカナイ」は株式会社マウンテンゴリラからリリースされた電子帳票システムです。製造業をメインに、食品関係や金属加工業などでも使えます。

カカナイの基本情報

カカナイは、株式会社Mountain Gorillaが販売するツールであり、電子化により製造業のDXをお手伝いするサービスです。作業日報の作成や入室チェック、作業時間の管理など、製造業には欠かせない業務を支える機能を完備。その機能性は、大阪市に需要が期待できるサービスとして認められています。

カカナイはExcelやcsvファイルの取り込みはもちろん出力にも対応しています。その他ユーザーの要望に合わせたオプションを多数用意しており、ノギスや電子天秤等のIoT連携、基幹システムやAccessとのシステム連携を行うことも可能です。

カカナイの特徴

カカナイの特徴は、注文した企業に合わせたオーダーメイドのツールを作成してもらえるところです。作業日報を作成するツールは国内外いくつもありますが、ツールのシステムや操作性によっては、あまり自分の企業に向いていないこともあります。 

カカナイでは、導入前に各企業に合わせたツールにカスタマイズするため、導入後に合わないといった心配はありません。もちろん、ツールを作成する際には、しっかりとヒアリングを重ねて、それぞれの問題の解決を目指して作成します。

また、作業日報を全てタブレットで作成することができ、作成したデータを事務所と共有することができます。多くのデータが集まれば集まるほど、作業をスムーズにさせ、人件費や紙の使用量などの経費削減も目指せます。

2.i-Reporter

i-Reporterは、製造業を中心に保守メンテナンスや建設現場などで導入されているツールです。国内外問わず、さまざまな展示会に参加しているので、実際にどのようなツールなのか確認することもできます。

i-Reporterの基本情報

株式会社シムトップスが販売するi-Reporterは、約1,500社以上の会社が使用。定期的に新しいバージョンに更新しており、任意で使用するボタンを設定したり、利用する権限を決めたりすることができます。どのようなツールなのか試してみたい方向けに、1ヶ月の無料期間を設けています。

i-Reporterの特徴

i-Reporterが持つ最大の特徴は、iPhoneやiPad、Windowsが導入されているタブレットなどのデバイス1台で完結することです。アプリとしてリリースされていることもあり、気軽に各デバイスにダウンロードできます。その上、従来の作業日報で使われていたExcelに近いイメージで作成でき、初めてツールを使って作業日報を記入する方でも短時間で慣れるようになります。写真や図面表などもi-Reporter内に取り込むことができ、簡単かつ分かりやすい作業日報が作成可能。作成した作業日報に何かしらのミスがある場合は、i-Reporterが自動で訂正します。

i-Reporterは、その他のアプリと連携することもできます。メモアプリやファイル保存アプリから必要なデータを書き出したり、コンビニのプリンターで作業日報を印刷したりなど、使える範囲が拡大。i-Reporterだけを導入した時よりも、さらに効率良く作業を進められます。

まとめ

今回は、従来の方法と比較して作業日報を電子化するメリットや、製造業者におすすめのツールを紹介しました。作業日報を作成するツールには、無駄な時間や費用の削減や作業の効率性アップなどを行えます。もし紙やExcelで作業日報を作成しているのならば、ツールを使って、これまでよりもスムーズかつミスの少ない作業に変更してみてはいかがでしょうか。